Quand vous écrivez une lettre, vous devez obéir à des normes et des règles précises tant sur sa forme que sur son contenu. Ces codifications diffèrent selon le destinataire. Généralement, on distingue deux types de lettre : le courrier personnel que vous adressez à votre famille ou vos amis et le courrier administratif aussi dénommé professionnel. Le premier est plus libre et peut être adapté selon la familiarité que vous avez avec le destinataire. Mais pour le second, plus délicat, nous vous montrons ici les plus grandes lignes que vous devrez respecter. Pour ce dernier type de lettre, vous pourrez trouver dans notre site modele2lettre.com des modèles que vous pouvez utiliser pour vous inspirer.

L’importance de la présentation d’une lettre administrative ?

Que ce soit pour un déménagement, pour toutes informations qui doivent parvenir à la Caisse d’Allocation Familiale, pour une demande d’un délai de paiement de vos impôts, vous serez obligé de rédiger une lettre administrative. De ce fait, une lettre administrative peut émaner de l’administré (demandes, informations complémentaires,…), c’est-à-dire vous, ou de l’administration (informations ou décision).

Dans la lettre administrative, les indices visuels guident le destinataire dans la lecture et facilitent la compréhension. Ainsi, la lettre doit être bien organisée dans l’espace de la page sur laquelle vous écrivez. Par ailleurs, la typographie diffère aussi du courrier personnel. Vous n’allez pas par exemple écrire « Cher Monsieur le Directeur » pour demander du travail dans une boîte.

Comment écrire une lettre administrative ?

Pour la forme, de préférence, délimitez votre lettre à une seule page A4 dont le quart supérieur servira pour l’en-tête, la moitié centrale de la page pour le corps, c’est-à-dire l’introduction, le développement et la conclusion,  et le quart inférieur de la page est destiné à votre signature.

Pour le contenu, sachez qu’une lettre administrative doit être claire, concise, exacte, courtoise et prudente. La personne qui lira votre lettre peut être pressée, donc la lettre doit être facile à lire. Pour cela, allez tout de suite à l’essentiel. Vous n’y raconterez pas tous les détails sur votre vie, évitez les mensonges, écrivez dans un français courant, n’y mettez pas de menace et utilisez un ton courtois. Pour plus de prudence, vous devez toujours garder un double de votre lettre.

Quelques conseils utiles

Les quelques conseils qui vont suivre vous aideront sûrement. Ne multipliez pas les objets : un seul objet pour une lettre. Faites toujours un plan qui vous servira de guide dans la rédaction de votre courrier. Équilibrez les paragraphes et allégez vos phrases en les faisant les plus courtes et claires possibles.

Dans l’introduction, mentionnez clairement l’objet ou les précédents courriers. Les explications, arguments et l’essentiel doivent se trouver dans le développement. Et dans la conclusion, les formules de politesse doivent être simples et directes.

Pour les formules et les expressions que vous devez employer, vous pouvez prendre exemple dans nos modèles de lettre sur modele2lettre.com. Avec ces derniers, vous serez capable d’écrire n’importe quelle lettre administrative quels que soient les destinataires et les contenus.