Pour qu’une association puisse demander des dons, des subventions ou des prêts, il faut qu’elle puisse rendre compte de ses rentrées d’argent et dépenses auprès des organismes prêteurs ou donateurs. C’est la raison pour laquelle il lui faut assurer la gestion de sa trésorerie afin de rendre celle-ci claire et transparente.

Mettre en place un journal de caisse

Il lui faut en premier mettre en place un journal de caisse permettant de suivre et d’enregistrer les dépôts et retraits d’argent de l’association. En sont concernées les activités déjà mises en place ou celles en gestation. Dans ce journal, une colonne est dédiée à la nature des transactions effectuées comme achat de matériels ou autre, et une autre à leur montant avec des signes permettant de savoir s’il s’agit d’un dépôt ou d’un retrait. Régulièrement, le trésorier doit mettre à jour le montant qui correspondra à la somme d’argent disponible dans la caisse.

Suivre au quotidien l’état des comptes

Le trésorier de l’association doit aussi disposer d’un livre comptable dans lequel enregistrer de manière basique les recettes et les dépenses d’argent. Une colonne y est dédiée à la première tandis qu’une autre à la seconde avec tous les détails nécessaires comme la date, la nature de l’opération, le mode de paiement utilisé et la référence du PJ. Il faut ensuite classer et numéroter par fonctions les pièces comptables relatives.

Une pochette sera dédiée aux cotisations et subventions, une autre aux factures clients et relevés de billetterie et encore une autre aux factures fournisseurs et autres. Un classeur pour la banque contenant les talons de chéquiers ou les relevés de banque complète le tout.

Le trésorier peut aussi diviser ou ventiler les colonnes de ce livre de compte selon les activités et les types de dépense. Le but est de faciliter la lecture et le suivi des mouvements d’argent au sein de l’association. Cela permet aussi de régulariser les opérations en retard ou d’y déceler les opérations douteuses, donc, de corriger ce qui doit l’être. S’y affichera ainsi le solde bancaire réel de l’association, celui qui correspondra à la différence entre le total des recettes et celui des dépenses.

Etablir le compte de résultat

Le trésorier doit ensuite présenter le compte de résultat et le bilan de l’année, deux documents différents permettant de connaître les points forts et les points négatifs des activités de l’association. Le premier sert à comparer les charges ou l’ensemble des dépenses aux gains que l’association a gagné sous forme de dons, cotisations et autres. Le bilan, lui, représente les avoir détenus par l’association à un moment donné, présentés dans deux colonnes dont le passif et l’actif. Normalement, les montants des deux doivent être le même.

Rédiger des documents prévoyant les prochaines activités

Fort de ces informations, l’association doit ainsi être apte à prévoir ses prochaines recettes et dépenses en vue de la mise en place de son budget prévisionnel. Elle pourrait aussi prévoir un plan de trésorerie lui permettant de prévoir un défaut de trésorerie ou de gérer un découvert intempestif. C’est notamment le cas lorsqu’elle manque de ressources financières et doit en chercher.

Actuellement, pour faciliter ces tâches, des logiciels dédiés existent que toute association doit savoir utiliser, comme par exemple le logiciel de gestion ( depuis MaCotisation .fr )

Vous pouvez trouver ces logiciels sur internet et l’inscription sur certains d’entre eux est gratuite. Ils aident beaucoup à améliorer la gestion de trésorerie et offrent d’autres différents avantages pour les associations ainsi que les adhérents des associations.